Rôle
- Planification stratégique et gouvernance :
C’est l’une des fonctions les plus importantes en gestion de projet. Le PMO conseille afin de sélectionner les collaborateurs qui correspondent le mieux aux projets et aux objectifs stratégiques de l’entreprise en fournissant une analyse de rentabilité solide et un rapport des coûts et avantages. En ce qui concerne la gouvernance de projet, le PMO définit les politiques, les réglementations, les fonctions, les processus et les responsabilités qui définissent la création, la gestion et le contrôle des projets, des programmes ou encore des portefeuilles.
- Meilleures pratiques et meilleurs processus :
Le PMO met en œuvre et consolide les meilleures pratiques et processus au sein de l’entreprise, il doit standardiser le processus dans tous les services. Le PMO peut mettre en œuvre un processus de livraison de projet reproductible afin que l’entreprise puisse facilement gérer et livrer les projets. Il fournit des conseils, méthodes, systèmes, outils et mesures de gestion de projet cohérents pour de bons résultats. En outre, il s’attache à maintenir la cohérence entre les chefs de projet qui travaillent pour différents projets et différents services.
- Langage commun, culture et mentalité :
Le PMO aide à diffuser une culture et une mentalité de projet commune en informant, en communiquant et en formant ses collaborateurs sur différentes techniques, différentes méthodologies et sur des meilleures pratiques. Il permet de développer un langage de projet commun en définissant des jalons, des métriques et des indicateurs de performances clés de manière que chacun soit sur la même longueur d’onde. Cela rend la gestion de projet harmonisée et efficace, en bref, le PMO agit en tant que champion de la gestion de projet.
- La gestion des ressources :
Le PMO gère et alloue les ressources avec précision dans les projets. Il gère également les priorités en fonction du planning, du budget, des charges de ressources et des informations d’analyses. Par conséquences, il fournit les bonnes ressources au bon moment et définit les rôles et responsabilités de chacun. Le PMO forme et encadre ses collaborateurs surtout les chefs de projet, il organise régulièrement des ateliers et des programmes de formation sur la gestion de projet.
- Création et maintenance d’outils de projets :
Le PMO fournit des modèles, des outils et des logiciels pour gérer les projets. Il investit dans un outil de gestion de projet pour avoir une visibilité précoce sur les performances et une productivité beaucoup plus efficace.
Le PMO joue donc un rôle fondamental dans la vie d’une entreprise, une fois le projet terminé il archive tous les documents du projet dans un référentiel de document, ce qui est très utile pour une référence future.
Livrables
- Roadmap et planning.
- Méthodologie projet, assurance qualité.
- État d’avancement du projet et sous-projets (qualité / cout / délai).
- Gestion des risques et impacts.
- Proposition de documentation type (templates), gestion documentaire et archivage.
- Suivi budgétaire du Projet.
- Gestion des compétences, compte rendu d’activité des ressources projet, gestion des formations et montée en compétences.
- Communication projet et événementiel.
- Reporting et maintien des KPIs.
- Accompagner la conduite du changement.
Ses talents
- Leadership et esprit d’entreprise : Partager sa propre vision auprès des collaborateurs de l’entreprise et des interlocuteurs externes.
- Adaptabilité et Flexibilité : Adapter et prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes.
- Analyse et Synthèse : Analyser l’information issue de différentes sources pour identifier les relations et les tendances. Synthétiser les informations clés dans un format pertinent.
- Communication orale et écrite : Exposer efficacement à l’écrit comme à l’oral un raisonnement de façon logique et argumentée.
- Conviction et Influence : Comprendre les attentes des interlocuteurs internes et externes pour adapter son discours, ses arguments et leur présentation.
- Créativité, sens de l’innovation : Contribuer à la recherche d’idées et de solutions en participant à des échanges et des séances de créativité et proposer des améliorations.
- Gestion de la performance : Utiliser les indicateurs de performance pour adapter son activité et aider à la prise de décision. Définir et mettre en œuvre des plans d’actions correctives.
- Gestion de Projet : Diriger un projet majeur ou coordonner plusieurs projets opérationnels simultanément.
- Orientation client : Interagir avec le client pour reformuler et approfondir son besoin afin de le spécifier et de proposer une solution adéquate.
- Rigueur et Organisation : Prioriser et planifier sa propre charge de travail, évaluer et corriger les activités réalisées.
- Sens Relationnel : Adapter son comportement et son attitude en fonction de l’interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges.
- Travail et animation d’équipe : Accompagner un ou deux collaborateurs sur une activité opérationnelle ou un projet de l’entreprise.